اسنادتان PDF باشد بهتر است یا کاغذی؟

همه اسناد اداری یا حتی شخصی خود را دیجیتال کنید.

زندگی اداری، یعنی همان صبح تا غروبی که در یک اتاق محصور شده‌اید، گاهی می‌تواند خیلی عذاب‌آور و کلافه‌کننده باشد؛ مخصوصاً وقتی چیدمان  و دکوراسیون به اختیار شما نیست و قوانین خاصی برای فضای اداره یا شرکت در نظر گرفته شده است. همه اینها به کنار! وقتی که مدیریت اسناد هم با شما نباشد دیگر واقعاً کفرتان درمی‌آید و شما می‌مانید با یک دنیا کاغذ! استفاده از پرینتر همراه با کارتریج جوهری برای چاپ صفحات مفید است اما این مسئله را هم باید در نظر گرفت که پرینترها به هزینه‌های دیگری برای نگهداری و تعمیرات نیاز دارند. مهم‌تر از همه اینکه باید به مدیریت و ذخیره ورق‌های کاغذ نیز توجه داشت. همین‌ کاغذها خودشان مشکل‌ساز هستند. در ادارات و شرکت‌های مدرن، ابزار دیجیتالی مانند تبلت و PDF (پی.دی.اف) جایگزینی مناسب برای کاغذهای فیزیکی هستند. البته هر دو رویکرد کاغذ و پی.دی.اف مزایا و معایب خاص خودشان را دارند که در این مطلب قصد داریم به آنها بپردازیم.

هزینه

با کاهش قیمت‌ها، خرید کارتریج‌های جوهری مثل چند سال پیش خیلی گران نیستند. فروشگاه‌ها و دیگر مراکزی که جوهر را با تخفیف به مشتری می‌دهند، بهترین و ساده‌ترین راه برای خرید کارتریج ارزان برای پرینتر اداره یا شرکتی هستند که در آن کار می‌کنید. بدین ترتیب، هزینه نگهداری پرینتر در دفتر کارتان در منزل یا شرکت خیلی دردسرساز و گزاف نیست. علاوه بر هزینه کارتریج جوهری، چاپگرها در صورت استفاده مکرر کارمندان نیاز به پر کردن مداوم کاغذ نیز دارند. مخصوصاً اگر لازم باشد چندین صفحه چاپ کنید، ممکن است به سرعت کارتریج پرینتر را خالی یا مقدار زیادی کاغذ مصرف کنید. استفاده از اسناد دیجیتال تمام این هزینه‌ها را کم می‌کند و در سرمایه‌ای که شما در شرکت یا اداره خود خرج می‌کنید می‌کاهد.

راحتی و آسایش

شلوغی، آشفتگی یا بی‌نظمی برای هر کارمندی در اداره می‌تواند مشکل‌ساز باشد. بعد از جلسات و پروژه‌های زیاد، روی میز کار شما پر از کاغذ می‌شود و تبدیل به تپه‌ بزرگی می‌شود که شاید نتوانید جلوی میزتان را ببینید. وقتی اسناد اداری را دیجیتال کنید، فایل‌ها با سرعت بیشتری مدیریت می‌شوند. اگر فرض را بر این بگیریم که بیشتر کارمندان اداره از لپ‌تاپ یا کامپیوتر استفاده می‌کنند، استفاده از اسناد پی.دی.اف برای توزیع اسناد قبل از جلسه خیلی راحت‌تر خواهد بود. به جای اینکه دفترچه راهنمای جلسه به کارمندان و حضار دیگر در جلسه بدهید، همه کارمندان شما می‌توانند فایل اسناد را در لپ‌تاپ خود باز کنند و در طول جلسه آن را مشاهده نمایند. وقتی اسناد شما ابعاد بزرگتری دارد، مثلاً پی.دی.اف‌های بزرگ هستند، پلت‌فرم‌های دیجیتالی مانند تبلت و لپ‌تاپ به شما امکان زوم کردن و کوچک کردن فایل را می‌دهند.

یادداشت‌برداری و حاشیه‌نویسی

همان طور که گفته شد، رویکردی که تماماً دیجیتال باشد به جز مزایا، معایبی هم دارد؛ مخصوصاً برای آنهایی که در اداره آموزش می‌بینند یا تازه‌کار هستند. اینجاست که دیگر تکیه بر فرمت‌هایی مثل پی.دی.اف برای کسب‌وکار فایده‌ای ندارد و اصلاً به دردتان نمی‌خورد.

بدون دستگاه‌هایی مانند: تبلت، کتابخوان الکترونیک یا تبلت پی.سی، حاشیه‌نویسی اسناد و یادداشت نوشتن در گوشه و کنار صفحات سخت خواهد بود. با هزینه‌های کم در پرینترهای کارتریج جوهری، نگهداری از پرینتر جوهری یا پرینتر کوچک روشی برای کنار آمدن با کارمندان تازه‌کار و متحمل شدن کمترین میزان هزینه است.

همچنین، چاپگری که کارتریج جوهری دارد یک وسیله ارزشمند برای اهداف دیگر است. مثلاً، اگر کارمندان شما با مشتریانی برخورد می‌کنند که می‌خواهند اسناد را با خود به خانه ببرند، چاپگر می‌تواند نسبت به ایمیل مفیدتر و کاربردی‌تر باشد.

خلاصه این که چاپگرها و پلت‌فرم‌های دیجیتال گزینه‌های متنوعی برای محیط‌های اداری مدرن هستند. البته، هر کدام نقاط قوت و ضعف خاص خودشان را دارند. به نظر ما، پرینتر جوهری در محیط‌های اداری می‌تواند خیلی کاربردی‌تر و ارزشمندتر از اسناد دیجیتال باشد.